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转:英文函电例文

一笔定单的开始往往始于出口商主动向潜在客户发信建立业务关系,而这个建立关系的开发函的内容,个人认为可以包括如下内容:

第一:说明客户信息来源,即如何取得对方的资料。
作为贸易商,个人SOHO者,可以通过驻外使馆商务参赞处、商会、商务办事处、银行、第三家公司的介绍,或者在企业名录、各种传媒广告、网络上寻得客户资料;也可以在交易会、展览会上结识;甚至是在进行市场调查时获悉。
因此我们可以如下方式来表明客户信息的来源:
1) We learned from the Commercial Counselor's Office of our Embassy in your country that you are interested in Chinese handicraft.

2) Mr.Bowins, Head of Arcolite Electric AG has recommended you to us as a leading importer in Korea of lightweight batteries for vehicles.

3) We have obtained your name and address from the Internet.

4) Our market survey showed that you are the largest importer of cases and bags in Egypt.
当然还有很多的英文表达方式,我就不一一列出来了,反正大家只要知道就行。

第二: 言明去函目的
一般来说,我们给客户写信,总是以开发业务,建立市场,拓宽产品销路为目的。所以我们可以有如下的表达方式:
1) In order to expand our products into South America, we are writing to you to seek cooperate possibilities.
2) We are writing to you to establish long-term trade relations with you.
3) We wish to express our desire to enter into business relationship with you.

第三:本公司概述
我这里所说的本公司介绍,包括对公司性质、业务范围、宗旨等基本情况的介绍,以及对公司某些相对优势的介绍,比如:经验丰富、供货渠道稳定、有广泛的销售网等。我们可以用英文如下表达:
1) We are a leading company with many years' experience in machinery export business.
2) We enjoy a good reputation internationally in the circle of textile.
3) We have our principle as "Clients' needs come first".

4) A credible sales network has been set up and we have our regular clients from over 100 countries and regions worldwide.
5) Located in Shanghai, we take the advantage to set up our solidified production basis in coasted and inland areas.

第四:产品介绍
这一部分最重要,一定花心思去写。如果我们已经知道客户有明确的需求,比如需要某某服装,那么我们会选取某某服装进行具体的推荐性介绍,反正就是针对客户需求的特定介绍;如果我们只拿到客户的名片,不太清楚客户的需求,那么我们就把公司经营产品的整体情况,如质量标准,价格水平,打样速度、交货速度等作为笼统的介绍。
当然附上目录,CATALOGUE,报价单或者另寄样品供客户选择也是经常采取的做法。
1) Art.No.102 is our newly launched one with superb quality,fashionable design,and competitive price.
2) We have a good variety of colors and sizes to meet with different needs.
3) Our products are enjoying popularity in Asian markets
4) To give you a general idea of our products,we are enclosing our catalogue for your reference.

第五:激励性结尾
一般我们在开发信的末尾会写上一两句希望对方给与回应或者劝客户立刻采取行动的语句。
1) Your comments on our products or any information on your market demand will be really appreciated.
2) We are looking forward to your specific inquiries.
最后:任何可以打动客户的特殊东西都可以随信而发或者随样品而寄。
比如你在展览会上和客户拍的合照,可以随信而发,既可以提醒客户你是谁,让客户一下子就记住你,也可以更加表达你和客户的友好关系。
比如客户平常随意说出的某张一直在寻找的CD或者DVD,或者客户一直在找的一本书等等,你可以随着寄样品时一起寄出,让客户知道你一直关心着他们,你的SERVICE一直是最优秀的,你会在做生意的过程中关注任何需要注意的地方,会让客户更加放心你的做事态度。

Dear Sirs,

We have obtained your name and address from Internet.

I will introuduce my selif to you,my name is navy zhang,i come from the famous plywood city-linyi,Shandong province,china.

We take this opportunity to write to you with a view to set up friend business relation with you.

We are a trading company dealing sepcially with the export of polywood.

We have been exporters of polywood for many years,if you want to know the more informaiton of plywood,pls look through our we site:

We are in a position to accept order to the customer's samples,in the customer's sample.

Request about the specification and package of the needed goods can be indicated particularly,or according to customer's requirement,we could send the sample to the new customer.

In order to give you a general idea of various kinds of the plywood we are handling we are sending you under separate cover our latest catalogue for your reference.

Pls let us know immediatly if you are interested in our porudcts,we will send your our pirce list to you as so on as we receive your specific inquiry.

In case you might to interested in a long-term business relationship with your company.

Awaiting your early reply
Best regards

company name:xxxx
website:xxxxxx
address:xxxxxx
contact person:xxxx
Tel:xxxxxx
email:xxxx
skype:xxx
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The world is changing every day. As your safety company, we are keeping ahead of these changes to better serve your industrial and consumer customers. Our mission is simple: grow your business through innovation, competition and hard work.
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Valued Partners:

四.建议:

要想提高开发信的回复率:
1.要多了解你的潜在客户,进行分析评价,每天重点开发的客户不要过多,否则,呵呵,太辛苦啊!建议每日3-5封为佳;
2.重点开发和广种薄收相结合,重点开发的客户要针对需求,开发信内容因人而异;广种薄收可以使用事先准备好的模版,能得知对方联系人姓名的,单个发,更改称呼;不能的,没办法,密件抄送;
3.多熟悉产品,产品知识决定你给客户的第一印象是否专业;
4.重视价格(虚盘),适当的价格决定了你的开发信,你,你的公司,你的产品对客户的潜在价值;
5.尽可能避免四中列举的的情况发生在你的开发信上。
6.重视跟踪!!!
7.细节决定成败,思考才有长进!

Dear Mr. Jones:


We understand from your information posted on Alibaba.com that you are in the market for textiles. We would like to take this opportunity to introduce our company and products, with the hope that we may work with Bright Ideas Imports in the future.
We are a joint venture specializing in the manufacture and export of textiles. We have enclosed our catalog, which introduces our company in detail and covers the main products we supply at present. You may also visit our online company introduction at Http://xxxxxxxxxx.alibaba.com which includes our latest product line.
Should any of these items be of interest to you, please let us know. We will be happy to give you a quotation upon receipt of your detailed requirements.
We look forward to receiving your enquires soon.
Sincerely,
John Roberts


Dear Mr. Steven Hans,

We get your name and email address from your trade lead on www.tradelead.com that you are in the market for ball pen. We would like to introduce our company and products, hope that we may build business cooperation in the future.

We are factory specializing in the manufacture and export of ball pen for more than six years. We have profuse designs with series quality grade, and expressly, our price is very competitive because we are manufactory, we are the source. You are welcome to visit our website http://www.aaa.com which includes our company profiles, history and something latest designs.

Should any of these items be of interest to you, please let us know, We will be happy to give you details.

As a very active manufactures, we develop new designs nearly every month, If you have interest in it, it`s my pleasure to offer news to you regular.

Best regards,

Dafu Wong

    
另外几招:

    
第1招 妥善安排会面的约定
    —Id like to make an appointment with Mr. Lee.

    当你计划到海外出差,顺道拜访客户时,必须先以书信通知对方。出国以前再以Telex或电话向对方确认访问的日期和目的。如果是临时决定的拜访,也要通过对方的秘书安排,告诉她:"Id like to make an appointment with Mr.Lee."(我想和李先生约见一次。)让对方对你的造访有所准备,才会有心情和你洽谈。
    
第2招 向沟通对手表示善意与欢迎
    --I will arrange everything.

    如果沟通是由你发起,提供对手一切的方便,能使沟通一开始便在友善和谐的气氛下进行。尤其是当你的沟通对手是远道而来的,你热心地告知他:“I will arrange everything." (我会安排一切。)不但表现出你的诚意,也能使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下,专心与你进行沟通。
    
第3招 沟通进行中应避免干扰
    —No interruptions during the meeting!

    如果沟通的地点是在你的公司,那么请叮咛你的部属,勿在沟通过程中做不必要的干扰。因为过份的干扰会影响沟通的意愿和热忱。
    
第4招 遵守礼仪
    --Behave yourself!

    沟通时,仍然要遵守一般奉行的礼仪和保持良好的仪态,这样可以增加人们对你的好感,提高你的沟通效率。此外,坐姿不良,在对手讲话时左顾右盼,都足以使人对体产生不良的印象,而减低与你洽谈的兴致。
    
第5招 适时承认自己的过失
    --Its my fault.

    如果你明显地犯了错,并且对别人造成或大或小的伤害,一句充满歉意的“Im sorry. Its my fault."(对不起,是我的错。)通常能够获得对方的原谅。就算他实在很懊恼,至少也能稍微缓和一下情绪。做无谓的辩解,只能火上加油,扩大事端。
  
第6招 抱怨不是无理取闹
    —I have a complaint to make.

    以激愤的语气向人抱怨某事,很可能令人心生反感,而使结果适得其反。服务员上错了菜,旅馆女服务员忘了整理你的房间,送来的货物根本不是你订单上所指明的东西等情况,着实令人懊恼。但是生气并不能解决问题,不如心平气和而语气坚定地告诉对方 "I have a complaint to make.”(我有怨言。)然后告诉他所发生的事。
    
第7招 资料须充实完备
    —We have a pamphlet in English.

    具体的物品通常比口头描述更有说服力。当客户听到你说 "We have a pamphlet in English."(我们有英文的小册子。)或 "Please take this as a sample"(请将这个拿去当样品。)时,一定会兴趣大增,进而问你许多和产品有关的问题。如果你平时资料搜集得全面,便能有问必答。这在商务沟通上是非常有利的。
    
第8招 缓和紧张的气氛
    --How abouta break?
    当会议因冗长而陷于沉闷、紧张的气氛时,做无意义的僵持是无法获得令人满意的结果的。如果能在不打断对方的情形下提出“How about a break?”(休息一下如何?)对方必能欣然接受,紧张的气氛也立刻得以经解。当你们再回到会议桌时,也能以清晰的思路继续沟通。
    
第9招 做个周到的主人
    —You can use our office equipment if necessary.

    如果沟通是在你的公司进行,除了应向沟通对手提供舒适的场所以外,更应该尽量配合对手,向他提供有助于沟通进行的服务与设备。例如,大大方方地告诉他“ You can use our office equipment if necessary.”(如果必要的话,您可以使用我们的办公室设备。)协助对手对沟通内容做正确的衡量,其结果可能也是对己方极为有利的。
    
第10招 询问对方的意见
    —What is your opinion?

    每个人都希望自己的意见受到重视。当你和他人进行沟通时,除了说出自己的想法以外,随时可加上一句“What is your opinion?”(你的意见是?)或“ Id like to hear your ideas about the problem.”(我想听听你对这个问题的看法。)不但让对方感觉受到重视,更能使你们因思想的交流而逐渐达成协议。
    
第11招 清楚地说出自己的想法与决定
    —I think I should call a lawyer.

    如果在沟通场合中,你无法详实地说出心中的意念,不仅会使对方听得满头雾水,说不定还会让对方认为你对实际情形根本不了解,而失去和你沟通的兴致。试想假如你在向警察描述车祸的发生时,不能提醒他“Ihad theright-of-way."(我有优先行驶权。)或没告诉他?I think I should call a lawyer."(我想我该叫个律师。)你也许因此而吃了大亏。还有很多情况是特别需要提供详实资料的,例如:向医生叙述你的病痛,告诉理发师你所要的发型,向客户讲解产品的特性等。平常多注意英美人士对这类场合的应对,您这方面的英语一定会大有进步!
    
第12招 找出问题症结
    --What seems to be the trouble?
    任何一个冲突或误解的产生,都有潜在原因。为什么你的老客户这回不向你的公司订货?为什么对方不能达到你的要求?这种情况发生时,要立刻积极地探索原因。向对方探询“What seems to be the troubte?”(有什么困难吗?)或问一句“Is there something that needs our attention?" 有什么需要我们注意的吗?)都能表示你对事情的关切。知道问题的症结,才有办法进行沟通。
    
第13招 要有解决问题的诚意
    —Please tell me about it.

    当客户向你提出抱怨时,你应该做的事是设法安抚他。最好的办法就是对他提出的抱怨表示关切与解决的诚意。你的一句“Please tell me about it”(请告诉我这件事的情况。)或“Im sorry for my error and assure you I will take great care in performing the work”(我为我的错误感到抱歉,并向您保证,我会尽全力处理此事。)令对方觉得你有责任感,也会恢复对你的信任。
    
第14招 适时提出建议
    --We'll send you a replacement right away.

    当损失已经造成时,适时地提出补救方法,往往能使沟通免于陷入僵局,甚至于得以圆满地达成协议。例如:你运送到客户手上的货物,的确不是订单上所标明的,而你又能立即向他保证 "We'll send you a replacement right away." (我们会立即寄给您一批替换品。)或者告诉他“We can adjust the price for you if you keep the material.”(如果您留下这批材料,我们可以为您调整价格。)那么,客户心中的忧虑必定立刻减半,而愿意考虑您的提议。
    
第15招 随时确认重要的细节
    —Is this waht we decided?

    商务洽谈中,一牵扯到金额、交货条件和日期时,除了洽谈当时要用口头复述加以确认外,合约拟好后,更要详细地过目一遍。一旦发现疑点,应立刻询问对方“Is this what we decided? ”(这是我们说定的吗?)合约内容真的错得离谱,就应告诉对方“I'll have to return this contract to you unsigned."(我得将这份合约退还给你,不能签名。)以示抗议。任何合约上的问题,宁可罗嗦一点,也决不可含糊。
    
第16招 听不懂对方所说的话时,务必请他重复
    —Would you mind repeating it?

    英语不是我们的母语,听不懂是很自然的。听不懂又装懂,那才是有害的。其实请人家重复或再讲清楚一点并不难,你只要说”Would you mind repeating it?"(您介意再讲一遍吗?),相信对方不但会再说一遍,而且连速度都会放慢些。如果你还是没听懂,那么仍然要用这个老方法:“Could you explain it more precisely?”(您能解释得更明白一点吗?)
    
第17招 使谈判对手作肯定答复的问题
    —Is it important that …?

    连续发问沟通对手给予肯定答复的问题,最后引导他对你的主要建议也作有定的答复,是绝对须要花费一番心思的。通常沟通对手只对自己有利的问题,才会痛快地回答“Yes”。因此,在沟通场合开始前,不妨先细心地想一下,你所希望对方接受的条件,对他有什么好处,试着以“Is it important that …?”(…是不是对您很重要?)或“Is it helpful if …?”(如果…是不是对你有帮助?)未获得他的肯定,那么要使你的建议通过也不难了。    

第18招 做适当的让步     —The best compromise we can maks is...     沟通双方的互相让步,最常见的例子就是讨价还价。买方希望卖方减价一百五十元,而卖方只想减价五十元,双方一阵讨价还价之后,最后减了一百元。不论你的对手是如何的咄咄逼人,你总得做一个最后的让步:“The best compromise we can make is … ”(我们所能做的最好的折衷办法是…)或是“ This is the lowest possible price.”(这是最低的可能价格了。)然后坚定不移,否则如果让步得太过,你可就要有所损失了。
    
第19招 不要仓促地做决定
    —Please let me think it over.

    在商场上讲求信用,一旦允诺人家的事情,要再反悔,会令人产生不良印象。因此,在下决定之前,务必要经过深思熟虑。如果你正在和客户商谈一件无法遂下决定的事时,不妨请他给你一点时间“Please let me think it over.”(请让我考虑一下。)或“ Would it be all right to give you an answer tomorrow?”(明天再答复您行吗?)切记,仓促地下决定往往招致严重的后果!
    
第20招 说“不”的技巧
    --No, but …     在商务沟通上,该拒绝时,就应该斩钉截铁地说“No.”拐弯抹角地用“That's difficult"(那很困难。)或“Yes, but..."(好是好,可是…)来搪塞,会令对方觉得你答应得不够干脆,而不是在委婉地拒绝。如果你说“No,but…”对方便清楚地知道你是拒绝了,但似乎还可以谈谈。这个时候,你因为已先用“No”牵制对方,而站在沟通的有利位置上了。
    
第21招 不要催促对手下决定
    --Stop asking "Have you decided?"

    当你的沟通对方需要时间来考虑一下方案时,千万不要一直催促他“Hare you decided?”(你决定了没有?)那样,你不但干扰了他的思考,也可能激怒他。结果原本可能达成的协议或许就此泡汤了。
    
第22招 沉默是金
    —Silence is golden.
    面对对方所提无法接受的提议,沉默是最有力的回答。这种无动于衷所带给沟通对手的压力,远大于浇他一盆冷水。将所达成的协议逐一列入记录—— Let's have the agreed items recorded.为了避免签约时的争执或重新商议,交涉中达成协议的项目应做成记录,并在会议结束时传阅。因此,每达成一项协议,要记得提醒对方“Let's have the agreed items recorded." 我们声达成协议的项目记录下来。)
    
第23招 过分吹牛,足以败事
    --Don't boast!

    磋商者往往为了达成协议而向交涉对手做过份不实的吹嘘。这种情形在向他人推销产品时,尤其常见。顾客因听信你的吹牛而购买产品,进而造成损失,轻者不再与你打交道;严重的,恐怕还要告你欺诈,多划不来!所以在向他人做“ We can give you a guarantee 100 years.”(我们可以给您一百年的保证。)这一类的承诺时,最好先斟酌一番。
   
 
第24招 不浪费沟通对手的时间
    -- ...then I'll drive you to the airport for your flight at 7:00.

    在沟通开始以前,最好事先得知沟通对手的行程表,并尽量配合。当你和客户谈好了一切细节以后,你对他说“I'll have my secretary type the contract for you to sign at once, then I'll drive you to the airport for your flight at 7:00. (我会让我的秘书立刻将合同打好给您签名,然后,我开车送您去机场搭七点钟的飞机。)想必他一定会感激你的周到细心,因此也会采取合作的态度。
    
第25招 电子采购: 集约经营的法宝!

    —internet is King.
    面对日趋频繁的跨国公司全球采购,国内许多企业缺乏与全球采购系统对接的经验,不知该如何将产品通过全球采购平台打入国际市场。去跟贴是一种友情 一种欣赏别人的善良外贸论坛的电子商务栏目选取合适的b2b站点
    
第26招 达到目地,立即离开
    —I'm glad to have met you, Mr. Lee.

    如果协议达成,而你仍流连忘返,则有以下两种危险:沟通对手改变主意;或者你可能因松懈而目不择言,说错了话。因此商议一完成,立即以 "I'm glad to have met you, Mr. Lee."(李先生,很高兴认识您。)收场,告别离去。
    
第27招 充满信心地进行沟通
    —You can ask me any question.

    任何有心沟通的人,都希望他的沟通对手是个举足轻重的人物。让对手认为你是有决策力的人,最直接的方法便是一见面就告诉他“ You can ask me anyquestion.”(您可以问我任何问题。)如果你在对方面前处处显得紧张兮兮,不是一直抽烟,就是不断干咳,对方必定会怀疑他跟你之间的沟通效果。因此面对每一个沟通场合,一定要充满信心。
    
第28招 对沟通对手的专长与能力表示认知
    --I know you are good at ….

    每个人都对自己的才能引以为荣。向你的沟通对手表示你认知他的能力,并寄希望他有所表现:“I know you are good at handling difficult situations, and I believe I can count on you."(我知道你擅于处理棘手问题,并相信我可以依赖您。)相信他一定不愿意让你失望。
    
第29招 以肯定的语气,谈论对手的问题
    —I believe our experts can give you helpful advice for the problem in your company.

    当对手正在为某个问题烦恼,而你正好能够帮他忙,一句 "I believe our experts can give you helpful advice for the problem in your company." (我相信我们的专家能提供对贵公司问题有帮助的建议。)必能使他宽慰不已,立刻表现合作的态度,而你的沟通力也大大增加了。


外贸英语往来信件,包括传真,电邮,信函等,是当今国际贸易交流中的主要载体,其主要目的就是为了传递商务信息。因此合格的英语往来信件必须是以简洁的语言、明晰的结构来表述完整的内容,同时,最好还要可以体现出成熟的业务思维。

开发信,是你给客人的第一个邮件,一定应该是最漂亮的,不管是文字表达,还是整体布局,还是抬头称谓,以及后面的落款,都应该是最漂亮的.

如果不漂亮,发过去了,全部都是文字,没有图片,我想客人一般都没什么心思去研究你的合作意向的.

是我的话.我的每一个给客人的邮件我都EMAIL的最后,插入时间,比如: 2008-03-28 19:02:17PM

如果我是在通宵给客人回复邮件,我一定把时间的字体加大加粗. 比如: 2008-03-27 04:31:58AM.

这样的事情,都是小事情,都是细节的问题.但是总是在细节的地方你能够抓来客人.他们能够被你的行为感动的.


5, 每一个开发邮件里面,我都会附录上我公司的PRODUCTS LIST,也就是每款产品选择一个,每个产品都是详细的规格,包装以后的尺寸,重量,MIN. ORDER,FOBguangzhou价格,等等.

站在客人的角度去考虑,他是需要什么信息的.这样的话,你就能够最有可能捕捉到他,最有机会他会给你回复邮件.

因为,不管是我们外贸人,还是国外的采购商,工作都是很忙很忙的,他没有那么多的时间去一点一点的问你.他真的没时间的.

如果不相信这点,你可以换个角度来考虑:

当你要走货的时候,你需要和货运的兄弟姐妹问走货的具体信息.
你是希望他一次和你说清楚,什么价格,什么时候截关,什么船,什么港口走,多少天到目的港口,需要不需要商检买单报关,需要不需要拖车等等信息,还是你一整天不停的给人家货运公司打电话,一个一个的问呢?

6, 我给客人附录上的文件,例如PRODUCTS LIST都是PDF格式的文件.这个文件是全世界都可以打开的.

Microsoft Office的东西,在有的地方不可以的,即使是我的那个美国客人也是这样的. 她说,我不喜欢这个东西的,你要是给我发这样的文件的话,我周末去买了回来装上吧.......

有专门的软件可以制作PDF格式的文件,安装和操作都很简单,很方便.

可以在网上找到,名字叫doPDF5,直接在BAIDU.COM上就能够找到.

它能够将一个大的WORD或者是EXCEL文件大大的缩小,加快邮件发出去的速度.

请注意:我碰到同行的朋友跟我说到,PDF不能够将EXCEL变小,反而相对的变大了点点.我试验过,果然是这样的情况.
因为我是在WORD里面来转化我的PDF文件的,所以能够大大缩小文件,比如,我的一个11.5M的WORD文件,变成PDF以后就只有1.98M了.
所以我想,EXCEL对于PDF可能是免疫的.希望理解这点.

安装的时候,记得把这个软件设置为"默认打印机"!!!

注意:装上这个软件以后,在电脑的"开始"的"程序"里面是看不到它的.这个没关系的,你在需要转化为PDF文件的时候,你就知道它是存在在你的电脑里面的.

仅仅需要点"打印"就可以出现PDF文件了,三秒就够了.
点了"打印"以后,电脑会提示你把即将出现的PDF存在什么地方,我一般保存在桌面上,这样比较方便找,不然电脑就自己保存在C盘里面的一个文件夹里面了.
而且,PDF文件的效果跟在WORD里面的比较起来,简直就是两个档次,图片在PDF文件里面看起来更漂亮.

设置为"默认打印机"不影响你平时工作中打印纸张文件的.仅仅需要你在打印纸张文件的时候,在WORD的"文件"菜单下拉列表"打印"里面选择你的打印机就可以了,设置为你的佳能啊...HP啊....就可以了,很简单的.

特别如果你的WORD或者EXCEL的文件,里面有很多高清晰图片的话一般都是很大的,如果是我,用FOX MAIL来发的话,一般需要至少5分钟来发一个5M的WORD或者EXCEL的文件,很慢,而且有时候客人那边会出现乱码的.

所以我从来不发WORD或者是EXCEL文件给客人的,除非是他们那边要,比如发票文件. 以免出现乱码现象.


7, 网撒的大,才更有可能把客人抓来中国, 才能够看见鲨鱼.

但是,自己的开发邮件的格式或者是以后跟进的邮件的沟通技巧也很重要,要抓住客人的心可不是什么容易的事情.

自己慢慢摸索,找到适合自己的.和适合客人的,才是最好的.


8, 我自己觉得: 客人更对于你自己,你业务员感兴趣多一点点.

对于这样行业的全球供应商公司,他们知道,是大同小异的. 但是,人是不同的.

所以,开发邮件不能够过于商业化,还应该有点点人情味在里面. 客人也是人的啊.


9, 外贸人,一定要细心
不管是在找客人的时候,还是在做产品的,还是在发货物的时候,以及售后服务上,一定要细心.

做客人容易,维护客人就是一件细活了.


10, 强调一点: 行业有别, 人和人也是有不同的.

方法或者技巧最重要和最核心的.
包括信函文字措词,信函内容的条理性,价格表的美观以及专业程度,沟通交流习惯是否更能够显示出你足够的PROFESSIONAL, 等等.
这个东西,是需要时间自己摸索出来,自己摸索出来的才是最好的.

最最最开始做外贸的时候,我也是打算在BAIDU.COM上去找开发信函的模板,一看才知道,太烂了.还是自己慢慢小火煲出自己喜欢的和客人喜欢的味道的汤,才最好.

开发信函,是相当相当重要的.

所以即使是花上俩个星期时间去完善自己的开发邮件,也总比老是郁闷的发自己都不满意的邮件给客人的好.

如何把开发信写得生动引人

做外贸的人员都有这样的体会,开发信一天到晚,发个不停,可是几乎都象石沉大海一样。不知道是不是自己的开发信定得不好,不够吸引人,引不起人阅读的兴趣来?还是措辞方面可能有不当?一般第一次写给客户的开发信,应该如何措辞?要写得详细些好还是简单明了些好?标题应该用什么才不致于被人当作垃圾邮件删掉呢?
其实商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点,我总结了几方面的内容,希望对您写作商务信函有借鉴作用。
每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的,所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。
其实我们简单的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。
想象一下,如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么说?我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放弃这种所谓的“生意腔”吧,让您的信也象谈话那样简单,自然,人性化。
由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封信函是想达到一个什么样的目的,您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么,都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与您通话,他一定能够感受到您的自然和真诚。
跟您一样,您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以,信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感。
我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry,your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流,那么就算您这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响今后合作的机会。
特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,请表现一下您的高姿态,您可以据理力争,说明您的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点,中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情,一旦过了头,效果反而不好。礼貌过了头,可能会变成阿谀奉承,真诚过了头,也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”,才能达到预期的效果。
就象前面提到的,要用简洁朴实的语言来写信函,让您的信函读起来简单,清楚,容易理解。用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达,就不要用词组。多用短句,因为短句更容易理解。少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词。
在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词。比如,您前面写了“goods have been sent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。
请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视。当然,如果您无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。
前面我们说过,商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯,他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时,也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”,就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”,这样才更加符合西方人的语言习惯。
给买家的回复,千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时,就可能因为抢不到先机而失去商机。
这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到,事实上,E-mail的标题是很重要的一个部分,您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容,看起来象群发的垃圾邮件的话,很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?” ,“Can we work together?”,建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。
写完之后,一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确,然后检查一下您所提供的事实,数据等是否有错。我们都会犯错,但即使在您的信函里有一个极小的失误,也可能会破坏您在沟通方面的可信度,并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。


一封供大家借鉴的开发信

Dear Sirs,

We have obtained your name and address from Internet.

I will introuduce my selif to you,my name is navy zhang,i come from the famous plywood city-linyi,Shandong province,china.

We take this opportunity to write to you with a view to set up friend business relation with you.

We are a trading company dealing sepcially with the export of polywood.

We have been exporters of polywood for many years,if you want to know the more informaiton of plywood,pls look through our we site:

We are in a position to accept order to the customer's samples,in the customer's sample.

Request about the specification and package of the needed goods can be indicated particularly,or according to customer's requirement,we could send the sample to the new customer.

In order to give you a general idea of various kinds of the plywood we are handling we are sending you under separate cover our latest catalogue for your reference.

Pls let us know immediatly if you are interested in our porudcts,we will send your our pirce list to you as so on as we receive your specific inquiry.

In case you might to interested in a long-term business relationship with your company.

Awaiting your early reply
Best regards

company name:xxxx
website:xxxxxx
address:xxxxxx
contact person:xxxx
Tel:xxxxxx
email:xxxx
skype:xxx
MSN:xxx


开发信----抛向客户的媚眼
得到潜在客户的联系方式以后,接下来当然是主动出击,吸引客户,争取贸易机会了。写给客户的第一封信很重要,外贸上称之为开发信。
开发信习惯的格式,首先是说明获得客户联系方式的途径,以免唐突,比如“有幸在广交会上得到您的名片”、“经同行介绍”、

“在某某网站上看到您的求购信息”等等。接下来,简要介绍一下自己的情况,包括公司规模、成立时间(国际贸易商青睐成立时间较久的企业,觉得信用度较高)、产品----特别是主打产品的简介、对双方合作的诚意以及联系方式等。需要注意的是,开发信应言之有物,凸显公司与产品的优势,提高吸引力。但也不宜太过详细,长篇大论。须知开发信不是作文比
赛,其目的是引起客户的注意和兴趣,引诱客户回复联系。因此,有收有放,有所保留,“欲知情况如何请联系详谈”才是上着。
以下是一封开发信的例子:


Dear Mr. Steven Hans,

We get your name and email address from your trade lead on www.tradelead.com that you are in the market for ball pen.We would like to introduce our company and products, hope that we may build business cooperation in the future.

We are factory specializing in the manufacture and export of ball pen for more than six years. We have profuse designs with series quality grade, and expressly, our price is very competitive because we are manufactory, we are the source.

You are welcome to visit our website http://www.aaa.com which includes our company profiles, history and something latest designs.

Should any of these items be of interest to you, please let us know, We will be happy to give you details.

As a very active manufactures, we develop new designs nearly every month, If you have interest in it, it`s my pleasure to offer news to you regular.

Best regards,
Dafu Wong

请注意这封开发信的写法。作为初次联系的信件,它简洁明了,鲜明地展示了自己的特点:工厂、款式多、价格有竞争力,并暗示建议
客户绕开中间商直接跟厂家合作。因为不知道客户的详情,特别强调有多种品质,这样无论对方是精品路线还是廉价路线,都有洽谈的空间。
此外,并没有谈论太深,而是引导客户去访问自己的网站。最后再抛出诱饵,以不断提供新款设计信息为由吸引客户回复,而客户一旦回复,就极可能确认了应该联系的人----要知道,你原先获得的名称地址很可能只是个打字员的。这样的开发信,再随附一张展现琳琅满目款式的产品照片,效果会很不错的。当然,开发信要自己写,而不要抄书或者网上那种固定的范文。古板雷同的文字只会让客户反感。况且产品种类不同,写法也不一样。工艺品还是日用消费品、时尚产品等不妨轻松活泼,而如果你卖的是阀门,那么还是严谨专业些比较好。
此外,开发信不同于Trade Lead,为表示诚意,不宜千篇一律,应该根据客户的规模、国籍不同略作调整,在信件中适合的地方自然地点一下客户的公司名字,暗示这封开发信是专门诚意写给贵公司的,而不是草率地广告。这些小技巧虽然不起眼,但颇能给客户以好感。
记住,能吸引客户回复的开发信,才是成功的开发信。
开发信,可以用传真的形式,但目前更多的是采用电子邮件方式。
写开发信要注意的原则
在写开发信的时候,首先要忘记在书本上所学的部分东西,因为不实用,理论的东西不能和实践同日而语.
在邮件的开头要尽量加上客户的名字和职位.
邮件的内容要做到简洁,不拖泥带水,还要做到谦虚,不要过多的提起自己公司的产品质量在国际上如何如何的有知名度.
在写邮件时,开头不要写如何获取客户的联系方式,因为在信息发达的现代社会,客户不会关心你从哪得知的,他们关心的是他们的消费者从哪里得知他们的联系方式.在介绍自己公司时,要说明自己公司的行业及产品,产品说品名即可,什么规格加工方式不要提,客户没耐心看完的.最好的开头语是We have learned that you are dealing in...或you are a wholesaler and distributor of...然后再介绍自己的公司及产品.
其次,不要写我们的公司的产品enjoy great populrity all over of the world,因为客户心里明白,只要是给他们发邮件的供货商不是傻子,不可能不吹嘘自己的产品,至于真的好坏,他们并不知道.写了浪费时间.所以介绍完自己的公司及产品时,要客户知道你们产品的质量和信誉,而不直接表达出来是要一定的巧的.
to be continued

以下是一封来自WEST CHESTER的介绍信.
The world is changing every day. As your safety company, we are keeping ahead of these changes to better serve your industrial and consumer customers. Our mission is simple: grow your business through innovation, competition and hard work.

No one will help you more than West Chester.

If you are an industrial user, let our network of independent distributors serve your specialized needs. Contact us and we’ll direct you to our valued business partners.

If you are looking for protection around the home, in your yard or at your farm, our store locator will point the way.

Click for further details about our Industrial and Consumer divisions.

The world is changing.
Choose West Chester and be part of a great future.


Valued Partners:


把不同人的意见归纳.....希望可以让大家多借鉴一下..

澳大利亚总裁教你写开发信

Hello XX,

You are quite correct I am extremely busy every day and I would imagine so other business men. I have talked to other men in similar business to us and they also regard all the emails they receive everyday from suppliers around the world as a waste of time and annoying.

I’m not sure if I can help you but I have a few suggestions re email marketing.

? If you send emails to new companies I would include a list of customers that you currently export to in various countries
? I would also include customer testimonials from your buyers. This are very powerful and give you credibility.
? Try to word your email differently from all the other suppliers. They all look and sound the same so most of them will be deleted or ignored immediately
If you want to be noticed and if you want your email to be read you must be different and create an email that is interesting and will catch the attention of your prospective customer. If you don’t then you will be rejected just like all the others. Remember that companies like us and others who import product are very concerned about quality control of products.
Unfortunately China has gained a reputation as a supplier of cheap but poor quality products. Price is always important but it is not the MOST important part of a product.
Regards,

你说得没错,我确实很忙,而我相信其他的生意人也都很忙。我曾经和我的同行讨论过关于邮件的问题,他们也认为这些出口商的推销信实在令人讨厌又浪费时间。
我不知道我是否可以帮得上你,不过我可以给你在写开发信上提些建议:
1,列出在世界各国中,你和哪些进口商合作,
2, 写出进口商对于你产品的评价,这是相当有分量的,可以增加你的信用度,
3,写的邮件要尽力与众不同。老调重弹,缺乏新意的信只会被马上拉进垃圾箱。
如果你想引起进口商的注意,如果你希望进口商阅读你的邮件,你要与众不同!让你的邮件显得有趣,抓住你的潜在客户的眼球。如果你不这么做,你只能和别的出口商一样被拒绝。
请注意,进口商对于产品的质量控制是相当在意的。遗憾的是,中国产品虽然便宜,质量却不过关却是名声在外了。价格很重要,但绝对不会是一个产品的最重要因素。
Regards,

posted on 2009-12-09 08:22 joyo 阅读(665) 评论(0)  编辑  收藏 所属分类: 英文函电