关于GTD(Getting Things Done)
如果你也常常感觉有事情没做完,但是又想不起来是哪些事情;如果你也总是觉着被事情赶着过生活,恨不得逃离一段时间;如果你的时间总是安排的乱七八糟,后悔自己的效率低下……那么可以了解一下GTD:

1、GTD是Getting Things Done的缩写,这是David Allen提出的一套任务管理方法。如果有基础强烈推荐看英文版,国内中信出版社的中文版翻译的有如弱智,很容易越看越糊涂。

2、流程大概是这样的:

Collect(收集):最开始,收集你能想到所有要做的事情。可以是生活还是工作,也许是任务也许是想法。不用分类,无论大小。写在纸上、记在电脑上都行。以一切非常方便的方法来做,不可刻意。


Process(处理):将前面搜集的事情归类,如下:

垃圾(发现不必做的)
2分钟内就能做完的,那就直接做掉。
Future Items(现在做不了,以后再说的)
Information(只是信息的想法,作为参考)

Actions(行动):

Delegated Actions(不必自己动手,委派别人做)
Scheduled Actions(需要在某时或者某个时间前完成的)
Do ASAP Actions(紧急的)
project(复杂的,需要几个行动配合完成)
Organise/Review/Do(规划/回顾/做):不用做的事去掉了,两分钟内能做好的事做掉了,剩下的项目都分类了。那么规划一下,一个一个做来。建议每周回顾一次,至少一个月要回顾一次。


3、要点有:收集所有的事情,GTD的原则之一就是让这些东西都外在于大脑,据说就可以体验真正的轻松(如果你要放假了,很多事情该交待的交待,该处理的处理,放假之前你会不会有一种放松的感觉,如果有,就是那种感觉);两分钟内能做的事情就先做掉,否则最好还是在归完类之后做;要有回顾,这很重要。

4、以上是根据查到的资料编写的。再转一篇《学习GTD后的十个改变》。

1) 清理自己的文档:花了几个小时把电脑中的文件,书柜里的书和文档全部都清理了一遍。

2) 时刻记录:总是带着两张小卡片和笔,第一张是一天前记录今天需要完成的事情,另一张记录新添加的需要完成的事情。

3) 2分钟法则:当一件事需要的时间少于2分钟的时候,我总是先完成它。

4) To-do List + 小卡片:保持一份完整的lists,随时知道下一个步骤是什么,尽量让自己保持进度。

5) 保持收件箱干净:清空了所有的inbox,分别添加tags和filters来加快查阅。

6) 较少查看邮件的时间:设定新邮件通知,即时tags或者删除,不重复阅读邮件。

7) Someday/maybe list:总是有很多事情想去做,但未必能马上实行,比如说假期旅行。先记录下来,一旦有时间就开始计划。

8) 提高Calendar的使用方法:不再是什么事件都放入其中,跟To-do List搭配使用。如果不是某天一定要完成任务,则放入Action List中。把可以确定时间长短的事件放入其中,规定完成。

9) 完成,推迟,委派:合理安排每个任务,马上完成?推迟到什么时候?委派给别人完成?

10) 从零开始:把Inbox清空,买一个新的文件箱,新的记录本。新的东西总是让人觉得有种无穷的魅力。

个人推荐一种经验以供参考,也许会大幅提高你的效率。

……几年前,我发现了一个能让我把效率提高近三倍的简单方法,在本文中我将分享一些你可以马上着手进行的非常实用的观念,并且你不必为之付出比现在更多的努力。

1、使用一个详细的日程表

一整天当你开始或完成某个活动时都把时间纪录下来,可考虑使用秒表来记录每个活动的时间间隔。你可以仅在工作时间使用这个方法,或是一整天都用。一天结束时,把这些时间段分类记录到综合类别中,然后找出你在每类活动中耗费时间的百分比。假如想把这事做彻底,可以持续做上一周,再计算你在每类活动中耗费的时间占总时间的百分比。要尽可能地详尽:记下你在收发电子邮件、上网、打电话、就餐、洗澡等等事情上分别花费了多少时间。当你从椅子上站起来的时候,可能就表示你该在日程表里添上一笔了。我通常每天结束时会有50-100个日程记录。

你可能会惊讶地发现,你花在那些自认为是实质性工作的活动上只占了工作总时间的一小部分。有研究发现上班族每天在实质性工作上平均花费的时间为1.5小时。其余时间都耗在了社交、工间休息、就餐、与工作无关的交流、把文件挪来挪去,及其它许多与工作无关的事情上。全职上班族平均开始工作的时间是上午11点,而下午3点半左右就开始懈怠了。

2、分析你的结果

我第一次使用日程表时,我一周在办公室花费了约60个小时,却只完成了15个小时的实质性工作。即使在技术上看来我的效率已是上班族均值的两倍,我仍为这个结果懊恼。另外45小时到哪去了?我的日程表清楚地显示出时间在我无意识的状态中流失--过分频繁地检查邮件、在那些实际上没有必要的事情上苛求完美、通读新闻、就餐时间过长、被其实可预防的干扰打断等等。

3、计算你的个人效率比

每日效率比,即我实质性工作上耗费的时间除以在办公室耗费的总时间。当我发现自己仅利用了25%的时间时这确实令我感觉糟透了。我同时认识到,仅仅延长工作时间是极其愚蠢的。

4、用减少总时间推动效率提升

试试只允许自己在办公室待上5个小时,而那天剩下的时间我不准自己再工作。哈,有趣的事情发生了,我肯定你能想象得到。我的大脑把工作时间当成了稀罕物,因为我持续工作了几乎整整5个小时且效率比超过了90%。我在一周接下来的几天里继续这个实验,于是这周在办公室度过的30个小时当中,我完成了25小时的工作,效率比超过80%。因此我在把每周工作时间减少到30小时的同时还多出了10小时来做实质性工作。假如你的日程表显示你的效率比十分低下,那就试着在一天中严格限制你的工作总时间,看看成果如何。一旦你的大脑认识到工作时间很紧迫,你突然间就会变得极有效率,因为你必须如此。当你有紧迫的时间限制时,你通常总能找出完成工作的办法。而当你有充裕时间时,很容易就变得效率低下。

5、保持最高效率的同时逐渐增加工作总时间

在几周的时间里,我能在保持自己的效率超过80%的同时逐渐增加我的每周工作时间。迄今为止我保持这个习惯已有多年,一般每周约有40小时用来干实质性工作,同时只需在办公室待上45小时。我觉得这对我来说太棒了。假如我试图在办公室待上更长时间,我的生产率就会飞速下降。最妙的是这个方法能让我在最优化自己的工作效率的同时,也让我在生活的其它领域得到极大的平衡。我使用这个方法使事业成效提升了三倍,并且仍有大量时间来追求个人爱好。

使用日程表是确保生产率最佳而不必增加工作时间的明智选择。不过,日程表必须定期使用,才能产生这些优势。我每3-6个月用一次日程表,多年来它让我有了巨大的改变,总是让我有新的杰出表现。假如太长时间不用日程表,我的生产率就会逐渐下降--因为我又恢复了那些无意识的浪费时间的习惯。你将如我一样,发觉你对生产率的感受与你完成了多少实质性工作密切相关。当你感到自己的生产率低于想达到的目标,就利用日程表来提升你的意识和测量你的"效率比",而后优化你的效率,直至生产率恢复如初。

posted on 2009-08-03 16:33 小熊的家 阅读(170) 评论(0)  编辑  收藏

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